Assistant de direction pour la Présidence (h/f)

CDD à temps plein à pourvoir de fin octobre 2020 au 5 mars 2021

Détail de l'offre

L’Ordre national des pharmaciens est l'institution qui regroupe tous les pharmaciens exerçant leur art en France Métropole ou dans les départements et collectivités d'Outre-mer. Il est chargé par la loi de remplir des missions fixées par le Code de la santé publique : assurer le respect des devoirs professionnels, assurer la défense de l’honneur et de l’indépendance de la profession, veiller à la compétence des pharmaciens, contribuer à promouvoir la santé publique et la qualité des soins, notamment la sécurité des actes professionnels. 

L’Ordre national des Pharmaciens regroupe près de 74.000 professionnels en exercice. Il comporte 7 sections regroupant les pharmaciens en fonction de leur activité (titulaires d’officine, pharmaciens fabricants ou exploitants, pharmaciens de la distribution en gros, pharmaciens adjoints d’officine, pharmaciens des D.O.M et collectivités d’Outre-Mer, pharmaciens biologistes et pharmaciens hospitaliers). Chacune de ces sections est administrée par un Conseil Central basé à Paris, composé de membres élus et de membres nommés. 

Le Conseil national de l'Ordre des pharmaciens est composé de membres élus et de membres nommés. Il est le défenseur de la légalité et de la moralité professionnelle. Il coordonne l’action des conseils centraux et joue un rôle d’arbitrage entre les différentes branches de la profession. Il est qualifié pour représenter, dans son domaine d'activité, la pharmacie auprès des autorités publiques et des organismes d'assistance. Il peut, devant toutes les juridictions, exercer tous les droits réservés à la partie civile relativement aux faits portant un préjudice direct ou indirect à l'intérêt collectif de la profession pharmaceutique.

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur général, des services communs de l’Ordre, composés de plusieurs Directions (Affaires publiques, européennes et internationales, Exercice professionnel, Affaires Juridiques, Communication, Technologies en santé, Finances, Informatique, RH…) travaillent pour tous les Conseils.

Nous recherchons un Assistant de direction (h/f) pour la Présidente de l’Ordre dans le cadre d’un remplacement de congé de maternité. 

Sous l’autorité de la Présidente et du Directeur général et en binôme avec l’Assistante du Directeur général, vous prenez en charge : 

  • l’accueil des visiteurs et l’accueil téléphonique de la Présidence et de la Direction générale
  • la tenue de l’agenda de la Présidente (organisation de réunions et rdv internes et externes

nécessitant fréquemment  une coordination avec de nombreux services ou directions)

  • la gestion du courrier (enregistrement, diffusion et suivi des réponses)
  • la rédaction de courriers, mails ou documents
  • la gestion de boîtes mails et la mise à jour de base de données de contacts
  • la frappe et la mise en forme de courriers, notes, documents divers
  • le soutien à l’organisation des instances ordinales (Conseil national, Bureau, Conférence Bureau-Présidents)
  • la mise à jour de rubriques des sites internet (internet, intranet, mini-site pour les conseillers ordinaux)
  • le classement, l’archivage, la gestion des fournitures, le suivi des factures, notes de frais …
  • le suivi administratif de dossiers ou projets transverses coordonnés par la Direction générale
  • l’assistance administrative ponctuelle des Conseillers ordinaux (membres du Bureau) 

De formation supérieure (Bac +2/4 de type BTS assistante de direction complété par une Licence ou un Master), vous disposez d'une expérience professionnelle de 5/10 ans en qualité de secrétaire/assistante de direction dans un univers exigeant et complexe (direction générale d’entreprise, institutions …). 

Ce poste nécessite :
- un solide sens de l’organisation : anticipation, planification des activités, respect des délais,
- de la méthode dans le suivi des dossiers : interaction entre les dossiers, vigilance sur les délais, les acteurs concernés, les contacts internes et externes, suivi qualité,
- un excellent relationnel (nombreux contacts de haut niveau en interne et en externe),
- une parfaite maîtrise des outils informatiques (Gmail et agenda, Google drive, Word, Excel et Powerpoint, la connaissance d’Eudocontact serait un plus),
- des qualités rédactionnelles et une orthographe parfaite.

CDD temps plein à pourvoir de fin octobre (dates à préciser) au 5 mars 2021 - Basé à Paris 8ème.

Rémunération : en fonction de l’expérience.

Type de contrat

CDD

Référence

DRH/DG/CDD/AD

Date de l'offre

17/09/2020